Soigner vos signatures d’emails

et en profiter pour annoncer la couleur…

Comme indiqué dans le livre, il peut être judicieux d’utiliser la signature de vos mails pour faire passer certaines informations, comme par exemple votre politique de réponse.

Voici quelques exemples.

Dans un souci d’efficacité professionnelle et de qualité de service, je ne relève et traite mes emails que deux fois dans la journée

En procédant ainsi, vous prévenez votre interlocuteur qu’il n’est pas la peine de prendre le téléphone dans les 5 minutes pour vous demander si vous avez bien reçu son envoi.

Afin de me concentrer au mieux sur votre dossier, je ne consulte mes e-mails que deux fois dans la journée. En cas d’urgence, merci de m’appeler

Le message est tout aussi clair quant au délai à attendre, et a l’avantage de proposer une solution si jamais, vraiment, cela ne pouvait pas attendre une demi-journée.

Je réponds à tous les emails sous 5 jours ouvrés, si vous n’avez pas eu de réponse de ma part dans ces délais, vous pouvez considérer que votre email ne m’est pas parvenu

À vous bien entendu de préciser votre temps de réponse (par ex. « toutes les deux heures »), mais vous seriez surpris du nombre d’emails qui peuvent attendre aussi longtemps qu’on y réponde ! L’idée ici est de dire que l’email aura une réponse mais certainement pas dans la seconde, et que si jamais cela dépasse un temps donné, vous pouvez le renvoyer à nouveau.

Pour celles et ceux d’entre vous qui peuvent créer leur propre signature, nous vous renvoyons ici vers les principaux éditeurs.

Comment créer une signature

Microsoft Outlook (versions 2007 à 2016), avec une vidéo en fin de page :

https://support.office.com/fr-fr/article/Cr%C3%A9er-et-ajouter-une-signature-%C3%A0-des-messages-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2

Gmail

https://support.google.com/mail/answer/8395?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr

Apple Mail

https://support.apple.com/fr-fr/guide/mail/signatures-preferences-cpmlprefsig

Thunderbird

https://support.mozilla.org/fr/kb/ajouter-signature-messages

Il existe aussi quelques services qui vous permettent de créer des choses assez sympathiques (mais souvenez-vous : évitez les images !), si vous souhaitez enjoliver votre signature :

https://www.mailbird.com/

https://www.wisestamp.com/

http://www.yesware.com/blog/email-signature/

https://www.hubspot.com/email-signature-generator

La plupart du temps, une fois la signature créée vous n’aurez plus qu’à la copier-coller à l’endroit prévu dans votre logiciel de messagerie.